Jak nie oszaleć podczas conference calls
Conference calls drama
-Znasz to uczucie, kiedy czekasz ponad 15 minut jak ostatni osioł, zanim dołączą się wszyscy uczestnicy konferencji?
– Albo, kiedy musisz powtarzać całą dotychczasową rozmowę podłączającym się po czasie spóźnialskim?
-Frustruje Cię to ile czasu tracisz podczas tych rozmów?
-Czujesz, że nie masz czasu pracować, bo cały czas musisz uczestniczyć w nieproduktywnych conference calls?
Zobacz parodię, którą znalazłam na You Tube. Jest przezabawna i przy tym niesamowicie prawdziwa…
Wideo i telekonferencje to istna plaga współczesnych korporacji. Kalendarze pracowników biurowych zawalone sąpo brzegi bezużytecznymi, czas marnotrawiącymi wirtualnymi spotkaniami, z których najczęściej wynosi się bardzo mało wartości. Szczerze przyznaję, że mam na nie alergię.
Widzę jak wielu pracowników firm, dla której pracuję jest zawalona po uszy spotkaniami i większość dnia roboczego spędza właśnie na uczestniczeniu w wideokonferencjach…a po godzinach nadrabia z pracą. Narzędzie, które miało oszczędzić czas spędzony na dojazdach, niewykorzystywany z głową, zamienia się w największego pożeracza czasu.
Poniżej kilka wskazówek, które pomogą Ci wywinąć się z tych zjadaczy czasu, albo przynajmniej sprawić, że będą o wiele bardziej produktywne.
1. Jeśli jesteś organizatorem tele/wideokonferencji
1. Odwołaj kolejną konferencję!
Tak jak piszą w świetnej książce „Rework” (David Heinemeier Hansson and Jason Fried)–jeśli konferencja nie jest absolutnie konieczna, zaoszczędź wszystkim czasu i frustracji i odwołaj ją.
Szczerze polecam tę książkę, to świetna pozycja, która wywraca do góry nogami utarte schematy, którymi kierujemy się w pracy i biznesie.
Spotkania twarzą w twarz są zwykle mało produktywne, nie wspominając już o telekonferencjach, gdzie wszystko zwykle się opóźnia przez problemy techniczne i spóźnialskich uczestników.
Planuj conference calls tylko, kiedy są absolutnie potrzebne. Unikaj jak ognia wysyłania zaproszeń powtarzających się np. na cotygodniową telekonferencję (recurrent, weekly calls) w celu zebraniu update’u od osób np. zaangażowanych w projekt, który realizujecie razem. Jak widzę takie zaproszenie w mojej skrzynce od razu robi mi się ciepło…To wielka strata czasu! Może wystarczy zbiorowy e-mail?
Albo telefon do konkretnej osoby, która zajmowała się konkretnym punktem projektu i od której potrzebne są informacje? Po co angażować pozostałych uczestników?
2. Wyznaczaj skrupulatnie czas.
Jeśli to, co chcesz przekazać nie powinno zająć więcej niż 15 minut nie zajmuj całej godziny w kalendarzu. To tylko zachęci spóźnialskich do spóźnienia się i niepotrzebnie przeciągniesz konferencję. Krótko i na temat. Keep it short and sweet! Dodaj notkę do uczestników, że rozmowa będzie krótka i prosisz, aby wszyscy podłączyli się na czas.
3. Zastanów się kogo zaprosić
Zapraszaj tylko najniezbędniejsze osoby, bezpośrednio zaangażowane w projekt, unikaj bezczynnych widzów i słuchaczy, to strata czasu dla nich, jak i dla Ciebie.
Np.
Dear all,
I’ve scheduled a brief conference call to quickly discuss the following project points. It’s a 20-minute call so please make sure you connect on time.
- The feasibility of the project, the limitations and things to take into consideration @Giovanni, could you please prepare an overview?
- The partner management and pricing @ Sarah, this one is for you.
- The coordination plan @ Kamil, please prepare an initial draft in bullet points.

4. Wyślij podsumowanie
Po rozmowie dobrą praktyką jest wysłanie krótkiego maila z zadaniami na przyszły tydzień, żeby każdy wiedział, co ma robić.
Jeszcze lepszym pomysłem jest założenie folderu na Google Drive i udostępnienie go uczestnikom, w którym zapisywane będą ważne informacje, przemyślenia związane z projektem, jak i otwarte kwestie. Wystarczy mieć konto mailowe na Gmail.com
Podczas rozmowy warto wpisywać notatki i zanotować i przydzielić otwarte kwestie, przez co nie będziesz musiał wysyłać maila streszczającego po rozmowie, wszystko będzie już gotowe i w jednym miejscu.
Google drive to istna rewolucja, używam go i w pracy i w życiu prywatnym. Co najbardziej w nim cenie jest to, że wszystko to, co wpisuje w dokumenty zostaje automatycznie zapisane i nie muszę martwić się tak jak np. w Excelu, że jak zawiesi mi się komputer i nie zdążyłam zapisać mojej pracy, tracę wszystko. Do tego wszyscy mają dostęp do dokumentu, przez to nie trzeba wysyłać i prosić się o przesłanie zaktualizowanego dokumentu Excel przez poszczególnych uczestników projektu. Wszyscy mogą pracować na jednym dokumencie w tym samym czasie.
2. Jeśli jesteś odbiorcą zaproszeń na conference calls
Jak przetrwać conference call jako uczestnik, moje sprawdzone sposoby 🙂
1.Wymigaj się z konferencji, w których nie jest konieczna Twoja obecność.
- Napisz, że masz inną ważną sprawę w tym czasie, która absolutnie wymaga Twojej obecności.Oto przykłady kilku działających wymówek„I’m very sorry, but I have some urgent matters to attend to. I will make sure Tom fills me in after the meeting”„I’m afraid I have another conference call at the same time that I cannot reschedule, but I’m sure you will manage without me. Should you need my input please drop me an email after the conference”.
Nie możesz się wymigać? A wiesz, że będziesz tylko siedział i biernie słuchał?
2. Koniecznie przynieś swój laptop do salki konferencyjnej
Nie włączaj kamerki i w czasie gdy jest przestój, bądź gdy nie jest wymagane abyś zabierał głos wycisz mikrofon (put the microfon on mute) i odpowiadaj na maile, bądź cokolwiek innego co popchnie Twoją pracę do przodu.
Czekasz 10 minut na spóźnialskich?
Zamiast brać udział w przedłużającym się small talk’u powiedz:
„It looks like we need to wait a few minutes for others. I’ll be right back”
i zajmij się czymś użytecznym.
Jeśli zapytają Cię, dlaczego nie masz podłączonej kamerki możesz powiedzieć, że gdy ją włączasz automatycznie pogarsza Ci się jakość audio i słabo słyszysz użytkowników. To takie white lie (niewinne, białe kłamstwo), które naprawdę zaoszczędzi Ci czas. Uwierz mi nikt nie musi oglądać Twojej znudzonej twarzy jeśli nie bierzesz aktywnego udziału w konferencji. Możesz powiedzieć:
„I’m sorry, the wi-fi is very poor today, every time I switch on the webcam I can’t hear anyone”.
Jeśli ni z gruszki, ni z pietruszki usłyszysz swoje imię i domyślasz się, że zadano Ci pytanie, ale go nie usłyszałeś, możesz zapytać.
“I’m sorry the audio is breaking up (przerywa), I didn’t get the entire question, could you please repeat it?”

3. Odwołaj jeśli nie odrobiłeś lekcji.
Jeśli Twój wkład (input) jest konieczny w konferencji tj. opiera się na nim cała konferencja i jeśli nie zdążyłeś się przygotować odwołaj ją albo poproś o przełożenie na konkretny dzień. Nie ma nic gorszego dla uczestników, którzy przerwali pracę, aby się podłączyć do rozmowy tylko po to, aby się dowiedzieć, że nie wniesie żadnej wartości, a jedynie trochę small talk’u. Nie wiem jak Was, ale mnie to doprowadza do szewskiej pasji.

4. Keep everyone updated
Po rozmowie wyślij uczestnikom krótkiego maila albo wstaw w plan projektu zadania do zrobienia, aby wszyscy wiedzieli co mają robić. Unikniesz wtedy sytuacji w której łączysz się na kolejną rozmowę i uczestnicy są nieprzygotowani – it’s a waste of time! Tak jak pisałam w punkcie 4 powyżej Google Drive jest rewelacyjnym narzędziem na dzielenie się planami projektów i dokumentami.
5. Ogarnij sprawy techniczne
Jeśli będziesz się udzielał podczas konferencji, upewnij się, że jesteś juz zalogowany i gotowy conajmniej 5 minut przed rozpoczęciem rozmowy. Sprawdź czy nie potrzebujesz ściągnąć jakiś wtyczek, Twój mikron i głośnik działa, a kamerka nie odmawia posłuszeństwa. Niestety technika często zawodzi, więc nie zostawiaj sobie sprawdzenia wszystkiego na ostatnia minutę, szczególnie jeśli konferencja jest ważna. Czekanie, aż ktoś podłączy audio i ustawi mikrofon podczas konferencji jest mega ale to mega wkurzające!
W pracy prowadzę rozmowy rekrutacyjne przez Webex. Cały czs mnie zaskakuje, ile osób loguje się na rozmowę i przez conajmniej 5 minut walczy z mikrofonem, bo nie sprawdziła sprzętu przed rozmową. Jest to bardzo nieporofesjonalne.
A Ty jakie masz doświadczenia z conference calls?
Dobra, ale co dalej?
Jeśli Twój angielski wymaga podszlifowania, mogę Ci w tym pomóc!
Sekretem nauki języka obcego jest systematyczność. Codziennie mały kroczek to wielki skok w skali roku.
Pamiętaj: Little steps, big results!
– Wskakuj na mojego Instagram’a. Wystarczy 5 minut dziennie, aby nauczyć się czegoś nowego.
CODZIENNIE RANO znajdziesz nowe, krótkie relacje:
Business Phrase Monday- praktyczne zwroty przydatne w pracy, wymowa i przykłady.
Ask Me A Question Tuesday- odpowiadam na Twoje pytania związane z Business English.
Speak up Wednesday- ucz się ze mną wymowy, ćwicz i nabieraj pewności w mówieniu.
Mistake Thursday- rozbrajam często robione błędy, które nie wiesz, że robisz!
Casual Friday- nieformalne frazy, które możesz użyć z kolegami w pracy jak i poza biurem.
Chill Saturday, Sunday Fun Day- słownictwo życia codziennego, powiązane z odpoczynkiem, jedzeniem i podróżami.
– Polub stronę Kursy Business English.pl na Facebooku, aby nie przegapić nowych poradników i materiałów.
– Zapisz się na Biznesowy Newsletter, bo tylko z moimi subskrybentami dzielę się najlepszymi smaczkami.
Jeśli jest coś, o czym chętnie byś przeczytał zostaw komentarz, będzie to dla mnie cenną wskazówką, aby cały czas ulepszać to miejsce!
A jak Ty znosisz conference calls?

- 13 October 2018
- No Comments
- 0
- efektywność w pracy, motywacja, produktywność w pracy