1. Odwołaj kolejną konferencję!

Tak jak piszą w świetnej książce „Rework” (David Heinemeier Hansson and Jason Fried)–jeśli konferencja nie jest absolutnie konieczna, zaoszczędź wszystkim czasu i frustracji i odwołaj ją.

Szczerze polecam tę książkę, to świetna pozycja, która wywraca do góry nogami utarte schematy, którymi kierujemy się w pracy i biznesie.

Spotkania twarzą w twarz są zwykle mało produktywne, nie wspominając już o telekonferencjach, gdzie wszystko zwykle się opóźnia przez problemy techniczne i spóźnialskich uczestników.

Planuj conference calls tylko, kiedy są absolutnie potrzebne. Unikaj jak ognia wysyłania zaproszeń powtarzających się np. na cotygodniową telekonferencję (recurrent, weekly calls) w celu zebraniu update’u od osób np. zaangażowanych w projekt, który realizujecie razem. Jak widzę takie zaproszenie w mojej skrzynce od razu robi mi się ciepło…To wielka strata czasu! Może wystarczy zbiorowy e-mail?

Albo telefon do konkretnej osoby, która zajmowała się konkretnym punktem projektu i od której potrzebne są informacje? Po co angażować pozostałych uczestników?

2. Wyznaczaj skrupulatnie czas.

Jeśli to, co chcesz przekazać nie powinno zająć więcej niż 15 minut nie zajmuj całej godziny w kalendarzu. To tylko zachęci spóźnialskich do spóźnienia się i niepotrzebnie przeciągniesz konferencję. Krótko i na temat. Keep it short and sweet! Dodaj notkę do uczestników, że rozmowa będzie krótka i prosisz, aby wszyscy podłączyli się na czas.

3. Zastanów się kogo zaprosić

Zapraszaj tylko najniezbędniejsze osoby, bezpośrednio zaangażowane w projekt, unikaj bezczynnych widzów i słuchaczy, to strata czasu dla nich, jak i dla Ciebie.

Np.

Dear all,

I’ve scheduled a brief conference call to quickly discuss the following project points. It’s a 20-minute call so please make sure you connect on time.

1. The feasibility of the project, the limitations and things to take into consideration @Giovanni, could you please prepare an overview?
2. The partner management and pricing @ Sarah, this one is for you.
3. The coordination plan @ Kamil, please prepare an initial draft in bullet points.

4. Wyślij podsumowanie

Po rozmowie dobrą praktyką jest wysłanie krótkiego maila z zadaniami na przyszły tydzień, żeby każdy wiedział, co ma robić.

Jeszcze lepszym pomysłem jest założenie folderu na Google Drive i udostępnienie go uczestnikom, w którym zapisywane będą ważne informacje, przemyślenia związane z projektem, jak  i otwarte kwestie. Wystarczy mieć konto mailowe na Gmail.com

Podczas rozmowy warto wpisywać notatki i zanotować i przydzielić otwarte kwestie, przez co nie będziesz musiał wysyłać maila streszczającego po rozmowie, wszystko będzie już gotowe i w jednym miejscu.

Google drive to istna rewolucja, używam go i w pracy i w życiu prywatnym. Co najbardziej w nim cenie jest to, że wszystko to, co wpisuje w dokumenty zostaje automatycznie zapisane i nie muszę martwić się tak jak np. w Excelu, że jak zawiesi mi się komputer i nie zdążyłam zapisać mojej pracy,  tracę wszystko. Do tego wszyscy mają dostęp do dokumentu, przez to nie trzeba wysyłać i prosić się o przesłanie zaktualizowanego dokumentu Excel przez poszczególnych uczestników projektu.  Wszyscy mogą pracować na jednym dokumencie w tym samym czasie.

Jak przetrwać conference call jako uczestnik, moje sprawdzone sposoby 🙂

1.Wymigaj się z konferencji, w których nie jest konieczna Twoja obecność.

1. Napisz, że masz inną ważną sprawę w tym czasie, która absolutnie wymaga Twojej obecności.Oto przykłady kilku działających wymówek„I’m very sorry, but I have some urgent matters to attend to. I will make sure Tom fills me in after the meeting”„I’m afraid I have another conference call at the same time that I cannot reschedule, but I’m sure you will manage without me. Should you need my input please drop me an email after the conference”.

Nie możesz się wymigać? A wiesz, że będziesz tylko siedział i biernie słuchał?

2. Koniecznie przynieś swój laptop do salki konferencyjnej 

Nie włączaj kamerki i w czasie gdy jest  przestój, bądź gdy nie jest wymagane abyś zabierał głos wycisz mikrofon (put the microfon on mute) i odpowiadaj na maile, bądź cokolwiek innego co popchnie Twoją pracę do przodu.

Czekasz 10 minut na spóźnialskich?

Zamiast brać udział w przedłużającym się small talk’u powiedz:

„It looks like we need to wait a few minutes for others. I’ll be right back”

i zajmij się czymś użytecznym.

Jeśli zapytają Cię, dlaczego nie masz podłączonej kamerki możesz powiedzieć, że gdy ją włączasz automatycznie pogarsza Ci się jakość audio i słabo słyszysz użytkowników. To takie white lie (niewinne, białe kłamstwo), które naprawdę zaoszczędzi Ci czas. Uwierz mi nikt nie musi oglądać Twojej znudzonej twarzy jeśli nie bierzesz aktywnego udziału w konferencji. Możesz powiedzieć:

„I’m sorry, the wi-fi is very poor today, every time I switch on the webcam I can’t hear anyone”. 

Jeśli ni z gruszki, ni z pietruszki usłyszysz swoje imię i domyślasz się, że zadano Ci pytanie, ale go nie usłyszałeś, możesz zapytać.

“I’m sorry the audio is breaking up (przerywa), I didn’t get the entire question, could you please repeat it?”

3. Odwołaj jeśli nie odrobiłeś lekcji.

Jeśli Twój wkład (input) jest konieczny w konferencji tj. opiera się na nim cała konferencja i jeśli nie zdążyłeś się przygotować odwołaj ją albo poproś o przełożenie na konkretny dzień. Nie ma nic gorszego dla uczestników, którzy przerwali pracę, aby się podłączyć do rozmowy  tylko po to, aby się dowiedzieć, że nie wniesie żadnej wartości, a jedynie trochę small talk’u. Nie wiem jak Was, ale mnie to doprowadza do szewskiej pasji.

5. Ogarnij sprawy techniczne

Jeśli będziesz się udzielał podczas konferencji, upewnij się, że jesteś juz zalogowany i gotowy conajmniej 5 minut przed rozpoczęciem rozmowy. Sprawdź czy nie potrzebujesz ściągnąć jakiś wtyczek, Twój mikron i głośnik działa, a kamerka nie odmawia posłuszeństwa. Niestety technika często zawodzi, więc nie zostawiaj sobie sprawdzenia wszystkiego na ostatnia minutę, szczególnie jeśli konferencja jest ważna. Czekanie, aż ktoś podłączy audio i ustawi mikrofon podczas konferencji jest mega ale to mega wkurzające!

W pracy prowadzę rozmowy rekrutacyjne przez Webex. Cały czs mnie zaskakuje, ile osób loguje się na rozmowę i przez conajmniej 5 minut walczy z mikrofonem, bo nie sprawdziła sprzętu przed rozmową. Jest to bardzo nieporofesjonalne.